Chữ ký số là gì? Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số?

Chữ ký số là gì? Chữ ký số hay token là một công cụ vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện đại. Ngay khi có giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu, nhưng họ không thể thực hiện được nếu không có chữ ký số. Bài viết sau đây Kotra Hanoi sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn về khái niệm chữ ký số và tầm quan trọng của công cụ này.

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là gì?
Chữ ký số (token) là một công cụ tất yếu cần có trong quản trị doanh nghiệp.

Chữ ký số (token) là một phương tiện có chức năng xác thực nhân dạng của người gửi tin nhắn hoặc người gửi tài liệu đảm bảo chắc chắn rằng nội dung gốc của tin nhắn hoặc tài liệu gửi đi không bị thay đổi bởi một cá nhân, tổ chức khác.

Chữ ký số có đặc điểm là dễ dàng chuyển giao, không dễ bắt chước bởi bất kỳ người nào và có tự động dán nhãn thời gian. Chức năng quan trọng của chữ ký số là đảm bảo tài liệu gốc sẽ được gửi đến nơi và cả người gửi cũng không dễ để công nhận nó sau này.

Lợi ích của chữ ký số là có thể sử dụng trên bất kỳ tài liệu nào, dù nó được mã hóa hay không, người nhận có thể chắc chắn danh tính người gửi là ai và tin nhắn được gửi đến đúng nơi mà không bị can thiệp bởi người khác.

Chữ ký số trong doanh nghiệp

Dưới góc độ doanh nghiệp, chữ ký số hay chứng thư số, token điện tử… là một thiết bị đã được mã hóa tất cả các thông tin, dữ liệu của một doanh nghiệp và có chức năng như một chữ ký điện tử dùng để ký trên các loại văn bản/ tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Những thông tin bắt buộc phải có trong chữ ký số của doanh nghiệp bao gồm:

  • Thông tin cơ bản về doanh nghiệp bao gồm: mã số thuế, tên công ty…
  • Số hiệu của chứng thư số (số seri);
  • Thời hạn có hiệu lực của chữ ký số;
  • Tên của tổ chức, đơn vị chứng thực chữ ký số;
  • Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng chữ ký số;
  • Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;
  • Các nội dung cần thiết cần có khác theo quy định của Bộ Thông tin Truyền thông.
  • Có thể nói, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu.

Cơ sở pháp lý của chữ ký số (token điện tử)

Ngày 29/11/2005 Chính phủ đã ban hành văn bản về Luật giao dịch điện tử, quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007. Theo đó, khi tiến hành các giao dịch điện tử trong hoạt động công cộng, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức phải sử dụng chữ ký số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng ban hành. Quá trình sử dụng chữ ký số sẽ bao gồm:

  • Tạo chữ ký (Sử dụng khóa bí mật để ký số);
  • Kiểm tra chữ ký (kiểm tra khóa công khai có hợp lệ không)

Xin cấp chữ ký số ở đâu?

Hiện nay, doanh nghiệp có thể đăng ký mua chữ ký số từ các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ token sau: Viettel, FPT, BKAV, Vina, Newtel, Nacencomn, Safe… Các nhà cung cấp này được phép phát hành chữ ký số theo quy định của pháp luật. Trong đó, Viettel được xem là đơn vị uy tín trên thị trường về cung cấp chữ ký số hiện nay, mặc dù giá của đơn vị này cao hơn các nhà cung cấp khác nhưng Viettel đảm bảo hỗ trợ tốt khi sản phẩm phát sinh lỗi, cũng như an toàn trong các vấn đề bảo mật thông tin cho người sử dụng.

Công dụng của chữ ký số token

Trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, token được sử dụng để khai nộp thuế trực tuyến, kê khai thủ tục hải quan điện tử, thực hiện các giao dịch ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính… mà không phải in các tờ kê khai có đóng dấu đỏ của công ty. Gần đây, token còn được các doanh nghiệp sử dụng để giao dịch trong.  kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể dùng token để ký hợp đồng với các đối tác kinh doanh qua giao dịch trực tuyến mà không cần phải gặp gỡ trực tiếp, chỉ cần ký qua file hợp đồng và gửi qua mail, rất tiện lợi và tiết kiệm thời gian.

Chữ ký số được doanh nghiệp sử dụng để thay chữ ký tay trong các giao dịch trực tuyến.
Chữ ký số được doanh nghiệp sử dụng để thay chữ ký tay trong các giao dịch trực tuyến.

Chữ ký điện tử ngày nay được xem là một công cụ hữu ích đảm bảo an toàn và độ chính xác cao, giúp các doanh nghiệp tăng cường bảo mật và toàn vẹn các dữ liệu quan trọng, cũng là một bằng chứng để xác thực các văn bản đã ký, giúp cho cá nhân hay tổ chức yên tâm hơn khi thực hiện các giao dịch thương mại, hành chính thông qua các kênh điện tử.

Bên cạnh đó, token giúp cho việc trao đổi dữ liệu giữa các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tư nhân hay giữa các cơ quan Nhà nước trở nên dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện mà vẫn đảm bảo tính pháp lý, tiết kiệm thời gian di chuyển hay chờ đợi, không phải tốn công in ấn các hồ sơ phức tạp và đảm bảo việc ký kết các văn bản, hợp đồng có thể diễn ra ở bất kì đâu, bất cứ khi nào.

Một số khái niệm liên quan đến chữ ký số

Chữ ký số công cộng là gì, khác gì với chữ ký số?

Đây thực chất là một tên gọi khác của chữ ký số, chữ ký số công cộng có chức năng tương tự chữ ký số.

Chữ ký số trong tiếng Anh

Chữ ký số có tên tiếng Anh là digital signature, khác với chữ ký điện tử là electronic signature, mặc dù trong một số trường hợp hai định nghĩa này có thể dùng để thay thế nhau, nhưng không hoàn toàn cùng nghĩa.

Token chữ ký số (USB token) là gì?

Token chữ ký số có hình dạng như một chiếc USB, vì vậy mà chúng còn được gọi là USB token. Mỗi USB token được bảo mật bằng một mật khẩu gọi là mã PIN.

USB token có hình dạng như một chiếc USB.
USB token có hình dạng như một chiếc USB.

USB token là một thiết bị phần cứng để tạo ra khóa công khai (Public key) và khóa bí mật (Private key), có chức năng lưu trữ khóa bí mật của khách hàng. Các bạn có thể dùng USB token để ký điện tử cho các giao dịch qua mạng với cơ quan thuế, cơ quan hải quan, ngân hàng điện tử…

Khóa công khai (Public Key)

Khóa công khai (Public Key): đây là định nghĩa chỉ các thông tin công cộng của khách hàng.

Khóa riêng (Private Key)

Khóa riêng (Private Key): đây là các thông tin mật của khách hàng, dùng để tạo chữ ký số. Bản chất của việc sử dụng USB token là để lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng này.

USB chữ ký số

USB chữ ký số: Đây là một khái niệm khác của USB token.

Chữ ký số hải quan

Chữ ký số hải quan: Là một dạng chữ ký số, nhưng chức năng chính là sử dụng để khai báo các thủ tục hải quan điện tử.

Chữ ký số bảo hiểm xã hội

Chữ ký số bảo hiểm xã hội: Là loại chữ ký số sử dụng để kê khai BHXH điện tử.

Chữ ký số thuế

Chữ ký số thuế: Chữ ký số dùng để khai nộp thuế qua mạng.

Gia hạn chữ ký số

Gia hạn chữ ký số: Là quá trình kéo dài thời gian sử dụng chữ ký số của người dùng.

Seri chữ ký số

Seri chữ ký số: Mỗi chữ ký số có 1 số seri dùng để phân biệt với chữ ký số khác. Khi người dùng thay đổi chữ ký số mà không cập nhật lại số seri thì sẽ không thể sử dụng được vì số seri không trùng nhau.

Phần mềm chữ ký số

Phần mềm chữ ký số: là các phần mềm hỗ trợ nộp tờ khai thuế, khai hải quan điện tử hay khai BHXH như phần mềm java, phần mềm HTKK, phần mềm Frameword…

Bài viết về chữ ký số là gì mà chúng tôi cung cấp trên đây hy vọng sẽ cung cấp các thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp, cá nhân trong việc sử dụng chữ ký số. Đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong quá trình quản trị doanh nghiệp hiện nay.

Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x